在企业采购管理环节中，过去的采购方式常常暴露出不少弊端，进而引发一系列问题。

• 采购流程缺乏透明度，信息传递慢，这使得企业内部各部门之间的沟通出现阻碍，协作起来困难重重；
• 采购数据处于分散状态，不能有效的分析与汇总，无法为企业决策提供精准可靠的依据；
• 供应商管理不系统，难评估选择优质供应商，有供应和质量风险；
• 采购订单的跟踪工作存在困难，无法实时了解订单的具体进度，订单延误和出错的情况时有发生。

这些问题不仅让采购效率降低，还使企业成本和风险上升。所以，很多企业想上采购管理系统，解决传统采购的痛点，提升采购管理水平。但很多人不清楚采购管理系统都有什么功能。

一、采购管理系统的各个版本

鲸采云SRM作为端到端的采购管理系统，涵盖从供应商管理、采购需求、智慧寻源、合同订单执行到结算付款的全过程管理。最大的特点是支持灵活配置，可以满足不同行业、类型、规模企业的需求，以及适配各种采购业务场景。

大家可以看看鲸采云SRM这四个版本的对比图，这样就能对系统的功能有个大概的认识了。

鲸采云SRM系统覆盖采购核心业务流程，aPaas能力可深度适配用户的个性化需求，涵盖供应商信息库管理、采购需求整合、订单线上协同、采购执行进度跟踪、批次管理、财务结算与收付款流程、采购成本及价格管控、订单交期与库存管理、实时库存监控和预警、库存及应付账款期初与期末管理，以及BI数据分析，帮助企业提升集中采购议价能力，降低采购风险。

下面就以四个版本中的“标准版”为例，给大家详细介绍，它的功能架构图如下所示：

二、供应商管理

供应商管理业务闭环图如下所示：

1. 供应商注册系统具备供应商注册功能，帮助企业集中管理供应商信息。供应商可在线提交注册申请，企业则负责审核与处理这些申请。
2. 供应商准入流程与评审系统清晰界定了供应商准入流程及相应评审规则。企业可根据流程对供应商进行严格准入审核，确保合作供应商符合企业标准。这样有助于企业降低供应风险，提升采购产品质量。
3. 供应商档案系统为每个供应商建立档案，包括基本信息、联系方式、产品或服务范围、合作历史及质量评估结果等。企业可以通过供应商档案全面了解供应商状况，为采购决策提供坚实依据。
4. 供应商协同系统记录供应商送货详情，包括送货地址、联系人及送货时间等。这有助于企业高效安排接收工作，确保货物准时准确送达。
5. 产品报价系统维护产品价格信息库，详细记录各供应商的产品价格。企业可以对比价格表，选择性价比最优的供应商与产品，实现采购成本的最优控制。

三、采购寻源和协同

1. 采购申请：企业员工可在线提交采购申请单，申请单内容包含物品名称、规格、数量、用途等详细信息。系统记录并跟踪申请流程，确保采购流程规范透明；
2. 采购需求池：通过创建采购需求池，采购部集中收集和汇总各部门的采购需求，并根据优先级和紧急程度安排采购计划；
3. 采购寻源：系统支持询比价、竞价、招投标等多种寻源方式。对于询比价，采购部门可向供应商发送询价单，供应商在线回复报价。系统自动整理询报价记录，便于企业比价决策；
4. 采购订单：支持采购订单全流程线上管理。采购订单包含订单编号、供应商、产品明细、数量、价格、交货期等核心信息。企业可实时跟踪订单的执行进度，对延期或提前的订单实时调整，确保交货准确执行；
5. 供应商协同：通过供应商送货单实现企业和供应商之间的物流信息协同，送货单内容涵盖货物名称、规格、数量、送货日期等。企业通过送货单核对货物接收情况，确保信息准确；
6. 采购入库：系统管理采购入库流程，货物验收合格后，相关人员记录入库信息，包括入库日期、仓库、验收人员等。准确记录入库信息有助于企业实时掌握库存动态；
7. 采购退货：系统支持采购退货操作，货物存在质量问题或不符合企业要求，企业可在线发起退货流程，记录退货原因、数量、方式等关键信息，确保退货过程规范合理。

四、库存管理

1. 期初数据导入：系统支持用户导入期初库存数据，确保系统精准核算库存数量与价值；
2. 库存调拨：通过调拨单，用户可根据需求在不同仓库间调拨库存，调拨信息涵盖日期、调出/入仓库及数量等划；
3. 库存盘点：支持定期和周期的RFID盘点、扫码盘点，扫码即可对货品出入库、盘点。

五、财务结算协同

1. 发票录入：财务人员可在线录入采购环节收到的进项发票，包括发票号、开票日期、金额、税率等信息。系统支持发票OCR识别，提高发票录入效率；
2. 付款单：系统支持创建和管理付款单，涵盖付款日期、供应商名称、付款金额、付款方式等信息，用户可在线跟踪管理付款单，保障付款流程规范精准；
3. 费用报销：系统支持费用报销功能，员工可在线提交报销申请，需包含报销事由、金额、票据等信息，系统根据设置的报销流程进行审核处理，确保报销合规合理。

六、采购业务分析

1. 采购全流程分析：帮助企业全面管理供应商、优化采购流程。通过数据分析，企业可做好供应商分类、评估和整改，还能通过品类分析优化供应商结构和采购策略；
2. 供应商分析：覆盖供应商总数统计、供应商分类规划、各品类供应商分布状况，以及每个品类中瓶颈型、战略型、日常型和杠杆型供应商的具体分布详情。通过这些数据，企业能清楚掌握供应商构成及其在不同品类里所发挥的作用，进而制定更具成效的供应链管理与采购策略；
3. 需求分析：覆盖采购需求总量、未审批采购申请数、已转寻源与订单申请总数统计，以及按部门、物料、品类和定价模式进行的物料需求分析。同时，呈现不同物料及采购员的采购需求进度、明细与分布，帮助企业把控采购需求动态，优化采购流程与资源配置；
4. 订单分析：对订单审批进度、金额及执行进度进行深入分析，包括审批通过与审批中的订单数量及金额、采购订单的总金额与平均金额、不同采购员及供应商的订单数量与金额，以及订单的详细执行情况；
5. 财务协同分析：提供财务对账、订单数量核对方面的全面信息，以及财务对账的详细明细，助力企业精准把控财务流程与订单执行状况。

Q&A：

1. 在采购管理过程中，如何确保系统内数据是准确的？

数据录入标准化：建立清晰的数据录入标准与流程，业务人员必须按规定准确填写信息。比如，录入采购订单时，要明确产品名称、规格、数量、价格等字段的填写要求和格式。

完备的校验机制：系统支持数据验证能力，对录入数据进行实时检查。例如，检查预计到货时间要大于当前时间、价格是否合理。对不符合要求的数据，页面上要立即提示操作人员修改。

定期数据审核：由专人定期审核系统数据。审核人员依据业务规则和实际情况，检查数据的完整性和准确性，如核对采购入库与订单数量是否一致、供应商信息是否准确。发现错误及时纠正，并追溯原因，防止问题重复出现。

2. 采购管理系统要怎样做，才能满足企业不断变化的采购需求呢？

系统要灵活：选灵活性高的采购管理系统，其业务流程和功能模块可配置。企业能按自身采购流程，自定义采购申请、审批、订单生成等环节，适配不同采购业务。

功能要持续升级优化：软件供应商要定期升级优化采购管理系统，上线新功能、增强现有功能，以满足企业不断变化的需求。

系统集成能力要强：采购管理系统支持与企业内部 ERP/财务、设备、固定资产、费控等系统集成，实现数据共享交互。例如收货单信息能自动同步到固定资产系统，高效实现资产入库。

3. 怎样确保采购管理系统的安全？

支持用户权限：建立严格机制，按用户岗位和职责分配不同系统访问与操作权限。如采购人员可创建和修改采购订单，财务人员能处理付款单和查看财务数据，普通员工或仅能查看采购信息。

数据要加密：用先进技术加密系统敏感数据（如供应商信息、采购价格、合同文件等），确保数据在传输和存储时的安全，防止泄露和非法获取。

安全审计与日志：系统要有安全审计和日志功能，记录用户操作和系统运行状态。通过审计及时发现异常操作和安全事件并处理，如用户频繁登录失败，系统应警报并限制登录。同时，定期安全评估和漏洞扫描，及时修复潜在隐患。