很多企业管理者对传统采购流程的印象就是一句话：“环节繁琐、效率低下、漏洞频出。”

所以一说到优化采购，最先想到的就是：“能不能多找几个供应商比比价？采购审批能不能再快一点？合同管理能不能别这么混乱？”

• 短期看，采购流程似乎有了些改进，但一段时间后你会发现：供应商管理依旧混乱，优质供应商留不住，劣质供应商赶不走；
• 采购数据分散，难以进行精准分析和决策；
• 跨部门沟通不畅，采购需求与生产计划脱节，导致库存积压或缺货。

最后一总结，优化是优化了，但问题反而更多了，效率提升并不明显。

这其实就是很多企业采购流程“优化走偏”的典型表现。说白了，不是采购人员不努力，是方法错了。

真正影响采购流程效率的，不止是环节的简化，还有流程的智能化、数据的精准化、协同的高效化。

今天这篇就讲三个最容易忽略但最关键的采购流程重塑要点：

• 只重环节：以为简化流程就是优化；
• 不重数据：忽略了数据背后隐藏的采购策略；
• 不重协同：部门间各自为政，采购与业务脱节。

如果企业不把这三件事想明白，不管你怎么简化流程、怎么加快审批，最后都只能是“越改越乱”。

一、只重环节：以为流程简化就是真的优化

这个误区，是最常见、也最容易让管理者觉得立竿见影的。

“哇，这次采购流程审批从五级压缩到了三级，效率提升了不少！”

但别急着高兴，下面几个问题要一起问清楚：简化审批环节后，风险控制是否到位？会不会出现违规采购？

• 是否只是形式上的简化，实际执行中依然存在推诿扯皮？
• 简化后的流程是否适应不同类型采购项目的需求？
• 有没有因为流程简化而忽略了与供应商的有效沟通？

简化的是流程环节，不一定提升的是整体效率；加快的是审批速度，不一定优化的是采购结果。

举个例子：

某制造企业为了加快采购流程，将原本的多级审批简化为两级审批。短期看，采购申请的审批时间大幅缩短。

• 但后面发现：由于审批环节减少，对采购项目的风险评估不够充分，导致采购了一些质量不过关的原材料，影响产品质量；
• 不同部门对简化后的流程理解不一致，在实际执行中出现混乱，反而降低了效率；
• 与供应商的沟通减少，对市场动态和供应商情况了解不足，错失了一些优质供应商和优惠采购机会。

结果一算，整体采购成本反而上升，生产进度也受到影响。

所以，真正的流程优化，不是“盲目简化环节”，而是要搞清楚：

这个环节的简化，会不会带来更大的风险和隐患？是否能在保证质量和风险控制的前提下提升效率？

二、不重数据：只凭经验判断，却忽略了数据的力量

有些管理者会说：“我们做采购这么多年，经验丰富，不用看数据也能做好。”

这个思路有一定道理，但问题是：

有时候，经验可能会误导你，而数据却能揭示真相。

• 采购数据管理混乱，具体表现在哪？采购数据分散在各个部门和系统中，难以集中分析和利用；
• 没有对采购数据进行深入挖掘，无法发现潜在的采购规律和问题；
• 依赖人工统计和分析数据，效率低下且容易出错；
• 对历史采购数据缺乏有效管理，无法为未来的采购决策提供参考。

你凭借经验做出了采购决策，却可能因为忽略了数据而错失更好的选择。

举个例子：

• 一家零售企业在进行商品采购时，一直凭借采购人员的经验来确定采购量和采购时机。后面引入了数据分析工具对历史销售数据和采购数据进行分析后才发现：某些商品的销售存在明显的季节性规律，但以往采购人员没有准确把握，导致要么库存积压，要么缺货；
• 部分供应商的价格波动与市场行情密切相关，但以往没有进行数据跟踪，错过了低价采购的机会；
• 不同地区的消费者对商品的偏好存在差异，但以往采购没有考虑这一因素，导致部分商品在某些地区滞销。

后来他们根据数据分析结果调整了采购策略：

• 根据季节性规律和销售预测制定精准的采购计划；
• 建立价格监测机制，及时把握市场价格波动，进行低价采购；
• 根据不同地区的消费偏好进行差异化采购。

结果没有增加采购人员的工作量，采购成本反而下降了，销售额也有所提升。

三、不重协同：部门各自为政，采购与业务脱节

很多人优化采购流程，看的是“采购部门内部效率提高了多少”，但真正的高手，看的是“采购与生产、销售、财务等部门能否高效协同，共同为企业创造价值”。

• 采购协同视角包括哪些？需求协同：采购部门能否及时准确了解生产、销售部门的需求，避免盲目采购或采购不足？
• 计划协同：采购计划能否与生产计划、销售计划有效衔接，确保物料供应的及时性和准确性？
• 信息协同：各部门之间能否实现信息共享，及时沟通采购过程中的问题和风险？
• 绩效协同：采购部门的绩效能否与企业的整体业绩挂钩，激励采购部门为企业创造更大价值？

举个例子：

• 某电子企业采购部门与生产、销售部门之间缺乏有效的协同机制。采购部门按照自己的计划进行采购，没有充分考虑生产进度和销售订单的变化。短期采购部门完成了采购任务，但生产部门因为物料供应不及时而停工待料，导致生产进度延迟；
• 销售部门因为产品交付延迟而失去了一些客户订单，影响了企业的销售额和市场份额；
• 财务部门因为库存积压而增加了资金占用成本，影响了企业的资金周转和盈利能力。

一单的采购任务完成，很可能毁了整个企业的运营效率。

四、如何用智能SRM采购系统重塑采购流程？

很多公司上了智能SRM（供应商关系管理系统）以后，第一反应是：“我们终于能实现采购流程的自动化了，不用再为繁琐的手工操作烦恼了！”

但真要说“有没有帮我们重塑采购流程”？很多人就说不上来了。

为什么？

智能SRM不是简单的流程自动化工具，而是让“采购流程的优化思路”可以智能化、可落地、能持续改进的系统平台。

那它到底在哪些点上能帮上重塑采购流程？

（一）流程自动化与智能化：让采购流程高效运转

以前：

• 采购申请、审批、订单下达等环节都需要人工操作，效率低下且容易出错；
• 不同部门之间的流程衔接不畅，需要频繁沟通协调，耗费大量时间和精力。

现在上智能SRM：

• 实现采购流程的自动化，从采购申请的发起、审批到订单的下达、收货等环节都可以在系统中自动完成；
• 利用智能算法对采购流程进行优化，根据不同的采购项目和供应商情况自动选择最优的流程路径；
• 通过系统集成实现不同部门之间的流程无缝衔接，信息实时共享，减少沟通成本和错误率。

帮助：

• 消除人工操作的繁琐和错误，提高采购流程的效率和准确性；
• 优化流程路径，缩短采购周期，提高企业的响应速度；
• 加强部门之间的协同，确保采购流程的顺畅运行。

（二）数据整合与分析：为采购决策提供有力支持

很多企业在采购决策时，缺的不是数据，是“数据整合和分析的能力”。

• 智能SRM里有：整合企业内外部的采购数据，包括供应商信息、采购价格、采购数量、采购时间等；
• 对采购数据进行深度分析，挖掘潜在的采购规律和问题，如供应商绩效分析、采购成本分析、采购风险分析等；
• 利用数据可视化技术将分析结果以直观的图表形式展示出来，方便管理人员进行决策。

帮助：

• 采购决策不再是凭经验拍脑袋，而是有数据、有分析、有依据的科学决策；
• 及时发现采购过程中的问题和风险，采取相应的措施进行改进和防范；
• 优化采购策略，降低采购成本，提高采购质量。

（三）供应商协同管理：建立长期稳定的合作关系

降本增效不是“一味压榨供应商”，而是与供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢。

• 智能SRM可以实现：建立供应商信息库，对供应商的基本信息、资质证书、产品信息等进行全面管理；
• 与供应商实现信息共享，及时沟通采购需求、订单状态、质量问题等；
• 对供应商进行绩效评估，根据评估结果对供应商进行分类管理，如战略供应商、优先供应商、一般供应商等；
• 与供应商开展协同创新，共同开发新产品、优化生产工艺、降低成本等。

帮助：

• 加强对供应商的管理和监控，确保供应商的质量和交货期；
• 提高与供应商的沟通效率和协同能力，减少沟通成本和误解；
• 建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢，共同发展。

（四）移动端应用：让采购流程随时随地可操作

类别	详情	帮助
问题背景	很多企业采购人员需经常外出办公，无法及时处理采购事务	-
移动端应用功能	1. 采购人员可通过手机或平板电脑随时随地发起采购申请、审批采购订单、查询供应商信息等 2. 实时接收系统推送的采购提醒和通知，如订单到期提醒、供应商交货提醒等 3. 与供应商进行移动端沟通，及时解决采购过程中的问题	1. 提高采购人员的工作效率和灵活性，不受时间和地点限制 2. 及时处理采购事务，避免延误采购进度 3. 加强与供应商的沟通和协同，提高采购流程的响应速度

五、最后说一句

说到底，采购流程的重塑不是简单的环节简化，而是智能化、数据化、协同化的全面升级。

只盯着流程环节，看不到数据和协同，这种“优化”，迟早会因为无法适应企业发展的需求而被淘汰。

• 真正聪明的采购管理，是三件事：把数据用起来，让采购决策有据可依；
• 把协同做起来，让采购与业务紧密结合；
• 把系统用起来，让采购流程智能化、自动化。

重塑采购流程不是一个动作，而是一整套变革的体现。想要实现采购流程的高效、智能、协同，就得跳出“传统思维”，转向“数据驱动、智能协同、持续优化”。

最后一句话收尾：采购流程，是企业运营的关键环节。方向选对了，才谈得上真正的重塑与升级。