做采购的朋友肯定都遇到过对账的糟心事：
到了对账日，翻出一堆纸质订单、送货单、发票，跟供应商那边的单据逐行核对，对着对着就发现数字对不上，要么是我们这边记的收货数量少了，要么是供应商那边算的单价错了，来来回回沟通半天，光打电话、发邮件就耗掉大半天时间。
更麻烦的是，有时候单据弄丢了，连对账的依据都找不到，最后只能扯皮。其实现在用采购管理软件就能解决这些问题，就像鲸采云采购管理系统，让供应商在线对账变得特别简单，今天就跟大家掰扯清楚怎么弄。

先说说传统对账的坑，你是不是也踩过？

之前没用电⼦化工具的时候，对账简直是采购部的 “月度噩梦”。首先是单据管理乱，采购订单是 Excel 做的，送货单是供应商寄来的纸质件，发票又存在财务那边，对账的时候得把这些东西凑到一起，少一张都不行。有次我们跟一家供应商对账，发现有笔订单的送货单找不到了，供应商说送了货，我们说没收到，两边各执一词，最后翻了半个月的仓库签收记录才找到证据，白白浪费了好多时间。

其次是对账效率低，以前对账都是我们把整理好的对账单发给供应商，供应商看完说有问题，再把他们的版本发回来，我们再核对，来来回回得折腾三四轮。遇到供应商那边负责对账的人忙，回复不及时，整个对账周期能拖到半个月以上，后面付款也得跟着延后，还影响跟供应商的关系。

还有就是容易出错，手工核对的时候，对着密密麻麻的数字，一不小心就看串行了，把 A 订单的数量算到 B 订单上，等发现的时候可能已经跟供应商确认完了，又得重新沟通，特别闹心。

鲸采云怎么实现供应商在线对账？3 步就能搞定

用鲸采云采购管理系统对账，就不用再跟以前一样瞎忙活了，整个过程都是在线上完成，步骤也简单，哪怕是不太会用电脑的供应商，教一遍也能上手。

1. 第一步：系统自动生成对账单，不用手工填
   到了对账周期，比如每个月月底，采购人员不用再自己整理单据做对账单。鲸采云系统会自动把这个月里的采购订单、供应商送货记录、仓库入库单、发票信息整合到一起，生成一份清晰的对账单。对账单里会写清楚每笔订单的编号、采购数量、送货数量、入库数量、单价、金额，还有有没有开发票、开了多少，所有信息一目了然，不用再对着好几份文件抄来抄去，也不用担心抄错数字。

   

   而且系统里的单据都是实时同步的，比如仓库收到货后，录入入库信息，系统马上就会更新到对应的订单里，对账的时候用的都是最新的数据，不会出现 “我们这边记的没入库，供应商说已经送了” 的情况。

2. 第二步：供应商在线查单、核对，有问题直接标
   对账单生成后，系统会自动给供应商的账号发提醒，供应商登录鲸采云的供应商门户（不用下载软件，用浏览器打开就行），就能看到这份对账单。供应商可以逐笔核对订单信息，要是觉得某个订单的数量或者金额有问题，不用再打电话跟采购沟通，直接在系统里给这笔订单标上 “有异议”，再写清楚异议原因，比如 “实际送货 100 件，系统里写的 90 件”，还能上传送货单照片作为证据。

   

   采购人员登录系统后，就能看到供应商标出来的异议订单，不用再等供应商发邮件，节省了沟通时间。采购可以直接在系统里跟供应商沟通，比如解释 “少的 10 件是因为有破损，已经退货了”，还能上传退货单，双方的沟通记录都会保存在系统里，后续查的时候也有依据。

3. 第三步：双方确认无误，一键生成对账结果
   等供应商核对完，没问题的话，就在系统里点 “确认对账无误”；要是有异议，双方在系统里沟通清楚后，采购修改对账单，再让供应商重新核对，直到双方都认可。确认无误后，系统会自动生成一份 “对账确认单”，上面有双方的名称、对账周期、总金额，还有双方的电子签章（鲸采云支持电子签章功能，不用再打印出来盖章寄过去）。

   这份对账确认单会保存在系统里，采购和供应商都能随时下载查看，以后要是有纠纷，直接调出来就能当证据。而且对账完成后，系统会把对账信息同步到财务模块，财务人员不用再找采购要对账单，直接在系统里就能看到，方便后续安排付款，整个流程衔接得特别顺畅。

用鲸采云在线对账，还有这些实实在在的好处

除了上面说的 3 步就能搞定对账，鲸采云还有不少细节做得特别贴心。比如对账提醒，系统会自动给采购和供应商发消息，不用担心忘记对账；还有对账记录查询，不管是上个月的还是去年的对账单，在系统里搜一下就能找到，不用再翻档案柜；对于有多个供应商的企业来说，还能在系统里看到每个供应商的对账进度，比如 “A 供应商已经确认，B 供应商还在核对”，方便采购跟进。

以前手工对账，一个采购人员一个月要花三四天时间在对账上，现在用鲸采云，一天就能搞定，节省下来的时间能用来跟供应商谈合作、找更好的货源。而且减少了对账错误，跟供应商的关系也更融洽了，不用再因为对账扯皮影响合作。

其实不管是中小企业还是大型企业，只要有采购对账的需求，用鲸采云采购管理系统都能帮上忙。操作简单，不用专门培训，供应商也容易接受，真正做到了让对账这件麻烦事，变得省时、省力、又省心。