不少企业在采购管理中都会纠结：到底该怎么选供应商管理系统？选完之后又该怎么用才能发挥最大价值？其实选对供应商管理系统能帮企业解决供应商信息混乱、采购流程低效等大问题，而用对系统更能让采购效率翻倍。今天就从 "怎么选""怎么用" 两个核心问题入手，再给大家详细介绍能一站式解决采购难题的鲸采云采购管理系统，帮企业彻底理清供应商管理系统的选型和使用思路。

一、先搞懂：为啥一定要用供应商管理系统？

很多企业还在用 Excel 表格记供应商信息、靠邮件传采购文件，看似省钱，实际藏着不少坑。比如供应商联系方式存在不同员工的电脑里，一旦人员离职，重要信息直接丢失；采购订单审批要跑好几个部门，纸质文件容易弄丢，一个流程下来半个月过去了；想评估哪家供应商交货最准时，得翻遍半年的订单记录手动统计，既费时间又容易出错。这些传统管理方式的痛点，正是供应商管理系统要解决的问题。

好的供应商管理系统能带来三大核心优势：一是信息集中管理，所有供应商的资质、报价、合作记录都存在一个系统里，不管哪个部门的人，只要有权限就能随时查，再也不用到处找文件；二是流程自动化，从发布采购需求、对比供应商报价，到生成订单、跟进交货，全流程在线上走，审批时间从几天缩短到几小时；三是绩效评估标准化，系统能自动统计供应商的交货准时率、产品合格率，不用人工算，评估结果更客观，还能帮企业筛选出优质供应商。

二、关键一步：如何选对供应商管理系统？

选供应商管理系统不是看哪个名气大、功能多，而是要选最适合自己企业的。按照这 6 个步骤来，保准不踩坑：

1. 先明确自己的需求

别一上来就看产品，先想清楚企业的采购痛点是什么。比如是供应商太多管不过来？还是采购流程太乱总出错？或是想降低采购成本？还要考虑企业规模，小公司可能只需要基础的供应商信息管理和订单跟踪功能，大公司可能需要寻源、合同管理、数据分析等全流程功能，另外还要确认系统能不能和企业现有的 ERP、财务系统对接，避免数据不通的问题。

2. 多做市场调研，货比三家

现在市面上的供应商管理系统不少，别只听销售人员说，要自己主动调研。可以在行业论坛、企业服务平台上看其他用户的评价，也可以联系 3-5 家供应商，让他们介绍系统功能，重点问能不能解决自己企业的痛点。比如有的系统侧重生产制造行业，有的侧重零售行业，要选在自己行业有成功案例的供应商。

3. 重点评估功能和易用性

功能不用追求 "大而全"，但核心功能必须到位。基础的供应商信息管理、订单协同、绩效评估是标配，要是有寻源管理（比如招标、比价）、合同电子化管理、采购数据分析就更好了。另外，易用性很重要，要是系统操作太复杂，员工不愿意用，再好的功能也白费。最好能让供应商提供试用版，让采购、财务等部门的员工实际操作下，看看上手难不难，流程顺不顺畅。

4. 数据安全一定要重视

供应商管理系统里存的都是企业的核心信息，比如供应商报价、采购成本、合同条款，一旦泄露后果严重。所以选系统时，要问清楚供应商有没有数据安全认证（比如等保三级），数据是存在本地还是云端，有没有备份机制，会不会定期做安全维护。别觉得数据安全是小事，等出了问题再补救就晚了。

5. 看技术支持和服务好不好

系统用的时候难免会遇到问题，比如操作出错、系统卡顿，这时候能不能及时得到支持很关键。要问清楚供应商的技术支持方式，是有专属客服、在线客服，还是只能发邮件？响应时间是多久，工作日能不能做到 1 小时内回复，节假日有没有人值班？另外，实施服务也很重要，比如系统上线前会不会帮企业做员工培训，上线后会不会协助数据迁移，这些都要提前确认好。

6. 考虑扩展性，别只看当下

企业是在发展的，现在够用的系统，可能过两年就不够用了。所以选供应商管理系统时，要考虑扩展性，比如以后企业规模扩大，能不能增加用户账号？要是新增了分公司，系统能不能支持多区域、多部门管理？另外，还要看供应商会不会定期更新系统功能，能不能跟上行业的新需求，比如现在流行的 AI 智能比价、移动审批，系统以后能不能升级支持。

三、推荐选择：鲸采云采购管理系统，不止是供应商管理

很多企业按照上面的步骤选型后，最终选了鲸采云采购管理系统。不是因为它功能最复杂，而是因为它能精准解决企业采购的核心痛点，而且易用性、安全性、扩展性都在线，接下来就给大家详细介绍下：

1. 系统概述：全流程覆盖，不止管供应商

鲸采云采购管理系统不只是简单的供应商管理系统，而是涵盖 "供应商管理 - 寻源 - 合同 - 订单 - 财务 - 库存 - 数据分析" 的全流程采购管理平台。不管是中小企业还是大型集团，都能在里面找到适合自己的功能模块，而且系统是云部署的，不用企业自己买服务器，打开浏览器就能用，手机端也能操作，出差在外也能处理采购事务。

2. 核心功能：解决采购全流程问题

（1）供应商全生命周期管理

从供应商准入、信息维护，到绩效评估、淘汰，全流程在线管理。供应商可以自己在系统里提交资质文件（比如营业执照、质检报告），采购人员在线审核，不用再收纸质材料；系统还能给供应商分类，比如按产品类别、合作等级分，想找某类供应商，一秒就能筛选出来；绩效评估更方便，设定好指标（交货准时率、合格率），系统自动统计分数，优质供应商一目了然。

（2）智慧寻源：降本又高效

不管是公开招标、邀请比价，还是竞争性谈判，都能在线上完成。发布采购需求后，系统能自动邀请合格供应商参与，供应商在线报价，系统会自动对比报价、资质，还能生成比价报告，不用人工整理，采购人员能快速选出性价比最高的供应商，比传统线下寻源节省 50% 以上的时间，还能避免暗箱操作，降低采购成本。

（3）合同电子化管理：安全又省心

采购合同不用再打印出来签字盖章，在系统里就能创建电子合同，支持在线编辑、审核，还能和订单、供应商信息关联，想查某份合同对应的订单，直接点一下就能看到；电子合同有法律保障，签字盖章都是加密的，不会被篡改，合同存放在系统里，随时能查，不用再翻档案柜，也不用担心合同丢失。

（4）订单协同：信息实时同步

创建采购订单后，系统会自动同步给供应商，供应商能在线确认订单、更新交货进度，采购人员不用再反复打电话问 "货什么时候到"，打开系统就能看到订单状态；要是订单有变更（比如数量调整、交货时间修改），系统会自动通知供应商，还能留存变更记录，避免后续纠纷。

（5）财务协同：采财一体化

订单完成后，系统能自动生成应付账款单，直接同步到企业的财务系统，不用财务人员手动录入，减少出错率；财务付款后，系统会自动更新付款状态，采购人员能实时看到付款情况，不用再问财务 "钱付了没"，采财数据打通，流程更顺畅。

（6）采购商城：自助采购更高效

企业可以搭建自己的专属采购商城，把常用的办公用品、生产辅料等商品上架，员工需要采购时，直接在商城里下单，系统自动走审批流程，审批通过后直接生成订单发给供应商，不用再填纸质申请单，采购周期从几天缩短到几小时，还能集中采购，拿到更优惠的价格。

（7）库存管理：库存状态随时掌握

系统能实时同步库存数据，采购人员在下单前能看到现有库存，避免重复采购；入库、出库、调库都能在线记录，还能设置库存预警，比如某类物料低于安全库存时，系统会自动提醒采购，不用人工盯着库存表，避免断货风险。

（8）采购数据分析：用数据驱动决策

系统有专门的数据分析模块，能自动生成采购成本分析、供应商绩效分析、订单执行分析等报表，不用人工做 Excel 表。比如能看到哪个品类的采购成本最高，哪些供应商的交货最准时，采购流程中哪个环节最耗时，这些数据能帮企业找到优化空间，比如和优质供应商谈长期合作，简化低效的审批环节，让采购决策更科学。

3. 行业适配：不管什么行业，都能满足需求

鲸采云在多个行业都有成熟的解决方案：比如生产制造企业，能通过系统管理原材料供应商，确保供应链稳定；零售连锁企业，能实现门店采购需求的集中管理，降低采购成本；还有建筑、服务等行业，都能根据需求定制功能模块，目前已经服务了上千家企业，客户满意度高达 95% 以上。

四、拿到系统后：鲸采云采购管理系统怎么用？

其实鲸采云的操作特别简单，跟着这 5 步走，一周就能熟练用起来：

1. 先做基础设置（1-2 天就能完成）

首先用管理员账号登录系统，先设置企业的组织架构（比如采购部、财务部、生产部），给不同部门的员工分配账号和权限，比如采购人员能维护供应商信息、创建订单，财务人员只能看订单和付款信息，避免越权操作；然后设置基础数据，比如采购品类、供应商分类、绩效评估指标，这些设置好后，后续操作会更顺畅。

2. 录入供应商信息（批量导入更省时）

可以把现有的供应商信息（名称、联系方式、资质文件）整理成 Excel 表格，批量导入系统，也可以让供应商自己登录系统的 "供应商门户"，自主填写信息并上传资质文件，采购人员在线审核就行。审核通过后，供应商就会进入企业的合格供应商库，以后采购时就能直接从库里选，不用再重新收集信息。

3. 管理采购流程（全线上操作，不用跑流程）

比如要采购一批原材料，先在系统里发布采购需求，填写采购品类、数量、交货时间等信息；然后邀请合格供应商参与报价，供应商在线提交报价单；采购人员在系统里对比各家报价，查看供应商的绩效记录，选出合适的供应商后，系统会自动生成采购订单，发给供应商确认；供应商确认后，会在系统里更新交货进度，采购人员随时能看，交货后在线确认收货，流程就完成了。

4. 做供应商绩效评估（自动统计，不用人工算）

每月或每季度，在系统里发起绩效评估，选择要评估的供应商，系统会自动提取这段时间的交货数据（准时率、延期次数）、质量数据（合格率、退货率），然后按照之前设置的指标打分，生成绩效报告；根据报告，把供应商分成 A、B、C 等级，A 类供应商可以优先合作，甚至谈长期协议，C 类供应商可以督促改进，要是一直不达标就淘汰，这样能让供应商管理更高效。

5. 看报表和数据分析（一键生成，不用做表）

想了解采购情况时，直接在系统的 "数据分析" 模块里，选择要查看的报表类型，比如 "月度采购成本报表""供应商绩效排名报表"，系统会一键生成，还能导出 Excel 或 PDF；通过报表能看到采购成本有没有下降，哪个部门采购需求最多，供应商有没有异常情况，根据这些数据调整采购策略，比如优化采购品类、和优质供应商谈降价，帮企业降本增效。

五、网民常见问题：这些疑问帮你解答

1. 我们公司采购量不大，有必要用供应商管理系统吗？

当然有必要！采购量不大的公司，往往更缺人手，用供应商管理系统能省不少事。比如不用再手动记供应商信息，不用跑审批流程，订单和发票也能在线管理，一个人就能搞定之前两个人的活，而且能避免信息混乱，比如不会因为员工离职丢了供应商联系方式，也不会因为算错账和供应商产生纠纷，小公司更需要用系统提高效率，控制成本。

2. 鲸采云采购管理系统会不会很难学？我们公司员工年龄偏大，怕学不会。

完全不用担心！鲸采云的界面设计得很简单，就像用淘宝、京东一样，比如创建订单就是填几个空，点 "下一步"，审核就是点 "同意" 或 "不同意"，而且系统里有操作指南，每一步都有提示，还能看视频教程。另外，我们会提供免费的培训，上门或线上都可以，教员工怎么操作，要是遇到问题，随时找客服，电话、微信都能联系，客服会一步步教，很多年龄大的员工，学 1-2 天就能熟练用了。

3. 用鲸采云能帮我们降低采购成本吗？具体能降多少？

肯定能降！比如通过系统的智能比价功能，能快速找到性价比最高的供应商，避免买贵了，这部分至少能降 5%-10% 的采购成本；还有集中采购，比如把各个部门的需求汇总到系统里，一起向供应商采购，能拿到更优惠的价格，又能降一部分成本；另外，流程自动化能减少人工成本，比如之前需要 2 个人管采购，用系统后 1 个人就够了，间接节省了人力成本。我们有个客户是做零售的，用了半年，采购成本降了 12%，效果很明显。

4. 我们公司已经有 ERP 系统了，鲸采云能和 ERP 对接吗？会不会数据不通？

可以对接！鲸采云有开放的 API 接口，能和市面上主流的 ERP 系统（比如用友、金蝶、SAP）、财务系统、OA 系统对接，对接后数据能实时同步，比如在鲸采云里创建的订单，会自动同步到 ERP 系统里，不用人工再录一遍，财务系统里的付款信息，也能同步到鲸采云，不用两边查数据。对接过程我们会派技术人员全程协助，不用企业自己动手，对接完后用着特别顺。

5. 要是用了一段时间，觉得某些功能不适用，能改吗？

可以改！鲸采云支持定制化调整，比如企业觉得某个审批环节没必要，或者想增加一个专属的报表，都能帮你改。我们会先了解你的需求，然后技术团队调整系统功能，调整后还会测试，确保没问题再上线。而且系统会定期更新，比如以后出了新的采购政策，或者企业有了新需求，都能通过升级功能来满足，不会让系统用着用着就 "过时"。

六、最后说一句：选对系统，采购管理能省大事

选供应商管理系统，关键是 "适合"，而鲸采云采购管理系统，不管是中小企业还是大型集团，不管是生产制造还是零售行业，都能匹配需求，而且操作简单、安全可靠，还能帮企业降本增效。要是你还在纠结选哪个供应商管理系统，不妨试试鲸采云，现在申请试用，还能获得专属的采购管理方案，让采购管理从此变轻松！