今日我们来探讨一个常被低估的部门——采购。

不少企业认为，采购工作无非就是寻找供应商、签合同下单，甚至简单以报价最低作为选择标准。

然而，实际情况是，企业利润状况往往与采购工作的成效密切相关。

很多人以为采购仅是“把东西买到就行”？实则背后比拼的是：

• 计划是否合理：能否精准采购真正所需？
• 协同是否到位：采购得物品能否与生产、销售节奏相匹配？
• 成本控制是否全面：价格虽低，但若导致库存积压、品质返工、供应中断，最终损失仍由公司承担。

今天不谈理论，直接说清楚：采购应如何操作，才能帮企业守住利润？

一、采购并非简单“买东西”，而是“为企业支出”。

说实话，采购就是公司花钱的第一关。

公司销售是赚钱，采购则是花钱。钱花得合理稳当，公司就有盈利；花得不明不白，老板赚的利润都可能从采购这里流失。

下面这些采购里常见的坑，你是不是也碰上过？

• 下单延迟致原材料断供，产线停工一日，损失数万元；
• 贪低价购入次品，返工及售后赔偿成本高昂；
• 采购量缺乏规划，库存积压严重，大量资金被占用；
• 未能紧跟销售节奏，客户下单时缺货，错失商机。

所以，采购中，价格高并非最大成本隐患，而买错、买多、买迟，才是实实在在的成本无底洞。

二、想做好采购，三个关键问题得想透

咱们来点实在的，想要管好采购，不能光靠比价，得提前想好三件事：

1. 究竟要买哪些东西

这个“哪些东西”，不是指物品名或编码，而是指：是否有真实需求？何时使用？用量多少？质量要求如何？

简单来说，采购是否与计划、生产、研发部门协调一致？

如果只是“部门申请什么就买什么”，那只是“物料快递员”，而非真正的采购。

采购必须懂“如何管理需求”， 这就带出了第二个关键问题：

2.何时买？要买多少？

这正反映了采购计划能力的重要性：

• 难道要等到物料快用完时才下单采购吗？
• 采购时是否考虑了现有库存、安全库存以及供应商的供货周期来提前规划？
• 采购节奏是否与销售预测、生产计划相协调？

实际上，有些企业缺的并非物料本身，而是有效的计划能力。

如果采购部门没有参与到计划制定中，就只能被动应对，每天忙于催货、补单，结果只会越来越乱。

3.如何做到“钱花得物有所值”？

别光看价格，采购不只要“买得低价”，还得买得稳、准，让采购省心。

衡量采购性价比，至少得看这些方面：

• 单价：价格优势；
• 质量：合格率、客户不满反馈量；
• 交期：交付准时性和稳定性；
• 服务：售后服务响应速度、问题异常处理时效；
• 灵活性：小批量、个性化、紧急情况应对能力。

你说价格上便宜两毛钱，可交货却要晚一周，生产因此耽误一天就得损失好几万，那这便宜的两毛钱到底有啥意义呢？

三、归根结底，采购核心就三点：订计划、明需求、控成本

第一点：如何订计划？

采购计划是采购管理的“开始”，不能瞎拍脑袋定，也不能光靠经验搞，得有一套能落地的制定逻辑：

认真制定一份“每月采购总计划”

• 根据销售预测、生产计划以及现有库存进行综合计算，得出本月的采购需求。
• 将需求细化到每个物料级别，明确每种材料的预计采购量、交货周期及批次安排。

设定“安全库存+ 物料最小采购量”

• 系统预警：库存低于安全线提前提醒
• 防止临时采购，规避后续风险

根据供应商交期设定采购提前量

• 物料A提前期5天，物料B是10天，采购节奏不能一概而论；
• 需将采购提前期标准化，并在系统中配置。

第二点：如何明需求？

采购部门不能被动等待需求单下达后再行动，需主动“明确”三个关键方向：

1) 生产

• 生产节拍变了吗？产品换型提前沟通了没？
• 物料清单提前确定了没？是否按BOM表核对了库存？

2) 销售

• 是否有促销活动？有无大卖订单？有无退单风险？
• 产品结构若调整，会影响哪些原材料的需求？

3) 研发

• 新品上线材料库存里是否充足？
• 工艺切换会弃用哪些材料？老物料何时清退？

真正出色的采购，并非被动地“接到订单才行动”，而是要在计划阶段就“主动问清需求、精准对接计划、提前布局推进”。

第三点：如何控成本？

成本控制并非单纯地压低价格，应该：

1) 树立“总成本观念”

• 单价仅是成本一环；
• 运输、品质、交期、退货、仓储都要花钱！

2) 多平台比价，兼顾长期合作平衡

• 避免单次交易低价中标，却导致质量差
• 与优质供应商应谈长期合约、账期及服务

3) 完成年度采购成本分析

• 今年同物料采购均价？月度波动情况及原因？
• 是否进行批量议价？有无采购组合优化可能？

建议按季度制作：采购价格变动趋势图以及部门成本分析相关图表。

只有这样，才能让老板清楚看到：钱并非花得过多，而是每一笔都花得明明白白。

四、采购管理还需着重关注以下要点

采购不能仅靠“人情、电话和微信群”，得有规范流程、数据支撑和健全机制，才能长久开展。

要有标准流程

• 哪些人员或部门有权提交采购申请？
• 采购金额达到多少时，需要启动多级审批流程？
• 紧急采购情况下，是否有明确的备案流程？
• 供应商的报价记录应该如何进行规范归档？

数据要留存且能备查

• 供应商：是否已建档、评级，信用记录如何？
• 物料信息：有无编码，规格是什么，历史采购价多少？
• 比价记录：是否上传截图或报价单？
• 合同：附件是否已上传归档？

数据不是摆设，而是为了帮你下次更好决策、谈判和控风险。

定期复盘

• 总是断供的是哪个物料？
• 交期总不稳的是哪个供应商？
• 哪个环节出现采购错误导致重复采购？
• 哪类成本增速过快，原因是什么？

采购人员也得学会读“报表”，若你不关注成本，老板可就会来“关注”你了。

采购不是单打独斗，而是团队协同的“信息博弈”。

最担心的是：后方拼命压价、催货、比质量，前方却随意改计划、退订单，导致所有努力付诸东流。

因此，采购部门需前置参与，成为业务伙伴。

• 要懂生产流程、BOM清单及用料节奏；
• 要知销售节奏、预测逻辑及价格周期；
• 还要了解财务付款策略、资金规划及合同条款。

你的角色并非简单的“采购物品者”，而是“用公司资金，为公司稳筑确定价值的人”。

归根结底：

采购不是选最便宜的，而是要正确花钱，把钱花在刀刃上。。

做好采购，能：

• 能降库存、增现金流；
• 稳产线、准交付；
• 让供应商信服，维护好关系；
• 获老板信任，争取更多预算。

如此，你便不只是“下单员”，而是公司经营效率的关键一环。