“我们流程挺完善的，订单有审批、物料有询价，可效率咋还这么低？”

最近，一位做装备制造的客户向我抱怨，他们采购团队经常加班，做报价就得花1-2天，但业务部门仍觉得他们“拖后腿、延误进度”。

我们实地一看，发现症结并非出在“下单速度”或“谈判能力”上，而是这张看似不起眼的“报价单”，拖慢了整个采购流程。

今天我们就来聊聊：每天都在做的报价，到底有哪些“效率漏洞”？如何用三步快速搭建供应链自动询报价流程？

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一、大多数工厂的报价流程，仍然依赖人工操作

目前虽然都在提“数智化采购”、“智慧寻源”，但不少企业的询报价流程还是老一套：

• 采购从业务部门收集需求，或从ERP里导出总需求文档；
• 手动拆分，一封封邮件发给不同供应商；
• 供应商下载、填写、再发回来；
• 采购再一封封收邮件，手动整理、比价。

还有些企业更“原始”，用微信传表、电话询价，甚至纸质打印、人工抄写报价。

问题出在哪？

• 协同脱节：报价靠催，没人跟进，回复时间不确定；
• 人工差错多：表格格式不统一，整理时容易贴错数据，比价不准；
• 信息不透明：没人知道谁什么时候报的价，决策缺乏依据；
• 难以追溯：回头查价格、报价人、备注信息，根本找不到。

一句话概括：现在的报价流程不是在“跑”，而是在“扛”。

二、你缺的不是流程，而是自动化供应链询报价系统

不少工厂采用人工报价，那如何构建一套又合规、有有效率的报价流程呢？

面对这一问题，许多老板首先想到：“建个模板，统一报价单格式不就解决了？”

但实际上，问题不在于表格，而在于报价流程缺乏协同性：

• 需求信息靠人分发，效率低；
• 供应商响应流程不畅通；
• 报价、比价、决策全靠人工；
• 审批流程脱节，反馈慢。

简而言之，无论Excel设计得多么标准，只要还是靠人发、收、拼、盯，效率就难以提升。

我们曾服务过一家年采购额达十几亿的家具厂，其报价工作仍由5名采购员通过邮件收发表格完成。一个招标项目光报价流程就要走15天左右，且计划一变就得重来。

该厂原以为问题在于“供应商太慢”，其实真正的问题是流程本身就不支持高效协同。

所以你要解决的，不是让人更努力，而是让整个流程能自动“跑起来”。

三、报价不只是“发张表”，而是完整的采购询价流程

高效的采购询价流程应贯穿“创建需求”到“核价确认”全链路，全程在线、协同、留痕。以下是询价管理系统中优化该流程的实操演示：

1）创建询价申请

• 填写物品信息、规格、数量、交付要求等
• 支持从物品库直接调取，确保信息统一，避免重复录入。

2）发起询价流程

• 询价管理系统可多选供应商，一键发送通知；
• 支持邮箱、飞书、钉钉、企业微信等多渠道通知；
• 供应商收到链接，无需注册即可进入专属报价入口。

3）供应商在线报价

• 支持自动调取历史报价作参考；
• 可预警报价区间，避免出现极端值；
• 支持上传附件、备注及替代方案，信息完整。

4）比价分析

• 自动汇总并对比各供应商报价，支持价格、交期、付款等多维度分析；
• 一键导出PDF或Excel，报表随时可查；
• 可设置审批流程，系统自动触发并推送提醒。

5）比价结果审批

• 超预算和超限报价自动触发审批；
• 价格决策与审批意见全程记录；
• 审批完成后直接生成采购计划，免重复录入。

这才是真正的“报价链路闭环”，不止于报价表，而是打通了从“报价人”到“决策”的全流程。

四、不堆人力、不用Excel，报价效率照样翻倍

流程跑通后，采购团队再也不用靠“收表+拼表”消耗人力。

• 提速：一轮报价从2~4天缩短到最快半天；
• 规范：报价模板、格式统一，不再因格式错误浪费时间；
• 透明：报价记录自动留存，方便回溯；
• 清晰：报价、比价、审批全程留痕，避免纠纷；
• 协同：报价结果自动生成订单，自动启动采购流程，减少中断。

关键在于，采购团队能专注“选供应商”“控成本”等高价值工作，不再被“收表格、贴单元格”这类机械事务拖累。

这才是真正的效率提升。

五、最后说一句：别小瞧报价单，它其实是采购流程的起点

很多企业搞数字化采购，总盯着“合同审批”“付款流程”这些大环节，却忽略了最关键的前端——报价是否高效。

前面的“起跑线”不平，后面流程再快也会卡。

想提升采购效率，别只看大流程，先看每天的报价单跑得是否顺畅、效率是否高、数据是否准。

报价单不只是填表工具，它是协同、节奏、决策的第一入口。

小表格背后是大逻辑，改好这一张单，整个采购链就能顺畅运转。